社団法人 科野青年会議所庶務規程
第１条 目 的
本規定は、社団法人科野青年会議所（以下「本会議所」という）の管理を円滑にするため、事務局、会計、慶弔、
旅費等の庶務に関する事項を規定する。
第２条 事務局
１ 事務局には、事務局長を１名置き、理事長がこれを任命する。
２ 事務局長は、事務局を統轄し、総会及び理事会の議事録を整理して事務局を管理しなければならない。
３ 事務局は、毎事業年度毎に次の分類に従い文書を整理保存しなければならない。
（１）本会議所の定款並びに諸規定 永久保存
（２）総会及び理事会の議事録 永久保存
（３）本会議所内部の文書綴り ５年間保存
（４）日本ＪＣ及びその他のＪＣの関係文書綴り
２年間保存
（５）本会議所及び日本ＪＣ、他のＪＣの会報とニュース綴り
２年間保存
（６）事務局日誌 ３年間保存
（７）受発信簿 １年間保存
（８）会計諸帳簿 ５年間保存
（９）前項に属さない文書、帳簿 １年間保存
第３条 会計経理
１ 本会議所の会計、経理に関して備え付けなければならない諸帳簿及び諸表は、次の通りとする。
（１）帳簿、総勘定元帳、現預金出納帳、会費徴収簿
（２）財産諸表、貸借対照表、未払金明細表、未収金明細表、収支決算書、監査報告書、剰余金（欠損）処分計算書、
予算対比収支対照表、財産目録事業報告書
２ 予算は、理事会において案を作成し、総会の決議を経なければならない。案の作成に当たっては、
各委員会の決議を尊重すると共に、計算の基礎を正確且つ具体的に然も実行可能であるように
注意しなければならない。
３ 予算の執行は、担当委員長の権限とする。執行に当たっては、計画を綿密に立て冗費を省き、
効果的に運用することに努めなければならない。
４ 単位事業が終わったときは、担当委員長は、速やかに計算書及び関係書類を揃え記名捺印の上、
理事長に提出しなければならない。
５ 金銭の出納は、総務委員長の責任とする。但し、日常の経費にあてる為の小口の現金を事務局に預けたり、
あるいは事業活動資金と予算の一部を担当委員長に前渡しすることは、差し支えない。
６ 出納にあたっては、次の書類を揃え必ず起票し、これらの書類は期日順に整理しておくものとして、
入金した現金及び小切手は、原則として当日中に銀行へ預け入れ、手許の現金は、事務局の小口資金を含め
５万円を超えてはならない。
（１）収入については、発行した領収書の控え
（２）支出については、支払先の領収書
（３）領収証徴収不可能のものについては、担当委員長の発行した支払証
７ 総務委員長は、努めて銀行の普通及び当座預金口座によって処理し、
口座名義は社団法人科野青年会議所とする。
８ 決算に当たっては、前払費用、未収金、未払金等を整理し、仮払金、仮受金等は原則として、
それぞれ該当する科目に振替え、関係帳簿を照合し、且つ整理し、銀行預金残高証明等、
証拠書類を作成しなければならない。この整理は、総務委員長の責任とする。
９ 理事会は、総務委員長より提出された決算書類を審議し、監事の監査を受けなければならない。
１０ 監事は、
予算の執行の状況を監査すると共に、
次の事項を監査し、
総会に報告しなければならない。
なお、この為に必要な書類等の提示又は説明を、理事会に求めることができる。
（１）決算書類の監査
（２）帳簿書類及び証憑書類の照合
（３）現金及び預金残高の確認
（４）帳簿、書類及び証憑書類の整理保存の状況
（５）その他会計監査上必要な事項
第４条 慶弔に関する事項
１ 正会員の慶弔に関しては、次の基準により現金もしくは記念品を贈る。
（１）会員が結婚した場合10,000円又は、それに相当する物
（２）会員の長期傷病の場合5,000円
（３）会員の死亡の場合10,000円の外生花又は花輪一対
（４）会員の夫人死亡の場合10,000円
（５）会員の両親・子女死亡の場合5,000円
２ 特別会員の慶弔に関しては、次の基準により現金もしくは記念品を贈る。
（１）会員が結婚した場合10,000円又は、それに相当する物
（２）会員が死亡した場合10,000円の外花輪１本
３ 上記基準金額は、理事会の決議により、これを変更することが出来る。
第５条 旅 費
１ 理事長が命じた事務局員の公務出張に対して、次のとおり旅費を支給することができる。
（１）目的地までの往復の普通料金相当額（用務の都合により急行料金を加算する）
（２）宿泊料は、実費相当額
（３）日当は、正副理事長の事前協議で決定する。
２ 理事長の命じた会員の公務出張に対しては、理事会の決議を経て前項に準じた旅費を支給することができる。
附 則
この規定は、長野県知事の設立許可のあった日から効力を生じる。
